Politique de confidentialité — mentalsense Pro
Dernière mise à jour : 27 septembre 2026
Qui est responsable de quelles données
Cette politique s’adresse aux psychologues abonnés à mentalsense Pro et aux confrères de leur cabinet. Les personnes qui utilisent mentalsense comme patients ou comme salariés relèvent d’une autre politique.
Politique de confidentialité des usagers
Vos données de professionnel — compte, cabinet, contrat, abonnement, factures, sécurité — sont traitées par MY FAMILY UP (Société par actions simplifiée (SAS)), qui exploite la marque mentalsense, 19 chemin du Parc des Boulbènes, 31620 Castelnau-d'Estrétefonds, France, en qualité de responsable de traitement.
Les données de vos patients sont traitées pour votre compte : vous en êtes responsable de traitement, et MY FAMILY UP agit comme sous-traitant, dans les conditions de l’accord de sous-traitance annexé à votre contrat (voir plus bas, « Les données de vos patients »).
Délégué à la protection des données
Pour toute question sur vos données ou pour exercer vos droits : dpo@mentalsense.fr.
Ce que nous faisons de vos données
Nous ne collectons que ce qui sert chacun de ces usages. Nous ne vendons ni ne louons vos données, et nous ne les utilisons pas à des fins publicitaires.
Votre compte et la vérification de votre qualité de psychologue
- Pourquoi
- Créer votre compte, vous authentifier, et vérifier dans l’Annuaire Santé que vous êtes psychologue avant d’ouvrir la Solution.
- Quelles données
- Nom, prénom, adresse e-mail professionnelle, téléphone (facultatif), numéro RPPS, nom et profession lus dans l’Annuaire Santé, mot de passe (stocké sous forme chiffrée irréversible), second facteur d’authentification.
- Base légale
- Exécution du contrat et mesures précontractuelles (art. 6.1.b du RGPD) ; intérêt légitime à réserver la Solution aux psychologues (art. 6.1.f).
- Combien de temps
- Pendant l’abonnement, puis un an de lecture seule après sa fin, puis suppression. Si la souscription n’est pas menée à son terme : suppression du compte en attente et effacement de votre identité 30 jours après la dernière étape.
Votre cabinet
- Pourquoi
- Ouvrir et paramétrer votre cabinet, l’afficher à vos patients, gérer les accès de vos confrères.
- Quelles données
- Nom du cabinet, adresse, SIRET, e-mail de contact, logo, réglages, liste des confrères et de leur rôle.
- Base légale
- Exécution du contrat (art. 6.1.b).
- Combien de temps
- Pendant l’abonnement, puis un an de lecture seule après sa fin, puis suppression.
Votre contrat et sa signature électronique
- Pourquoi
- Établir le contrat d’abonnement, le faire signer électroniquement et en garder la preuve.
- Quelles données
- Identité, coordonnées, numéro RPPS, informations du cabinet, formule et options choisies ; pour la signature : adresse e-mail, code à usage unique, date et heure, adresse IP et dossier de preuve établi par le prestataire de signature.
- Base légale
- Exécution du contrat (art. 6.1.b) ; intérêt légitime à se ménager la preuve du contrat (art. 6.1.f).
- Combien de temps
- Pendant l’abonnement, puis 5 ans après sa fin (délai de prescription).
Votre abonnement, vos paiements et vos factures
- Pourquoi
- Gérer l’abonnement et ses options, l’essai gratuit, les prélèvements, les factures, les remboursements et les impayés.
- Quelles données
- Nom, adresse e-mail et de facturation, SIRET, formule, options, montants, dates et état des paiements. Les données de votre carte bancaire sont saisies directement chez notre prestataire de paiement : nous n’y avons jamais accès.
- Base légale
- Exécution du contrat (art. 6.1.b) ; obligation légale comptable et fiscale pour les factures (art. 6.1.c).
- Combien de temps
- Données de l’abonnement : pendant l’abonnement, puis 5 ans. Factures et pièces comptables : 10 ans (article L123-22 du code de commerce).
Les messages sur votre abonnement
- Pourquoi
- Vous écrire ce que le Contrat prévoit : bienvenue et contrat signé, rappel 7 jours avant la fin de l’essai, rappel 30 jours avant chaque échéance annuelle, informations sur la Solution et sur ces conditions, réponses à vos demandes d’assistance.
- Quelles données
- Nom, adresse e-mail, formule, dates et montants concernés, contenu de vos échanges avec l’assistance.
- Base légale
- Exécution du contrat (art. 6.1.b).
- Combien de temps
- Pendant l’abonnement, puis 3 ans pour les échanges avec l’assistance.
La sécurité et la traçabilité des accès
- Pourquoi
- Protéger votre compte et les données de vos patients : connexions, double authentification, journal des accès aux dossiers exigé pour l’hébergement de données de santé, détection des usages anormaux.
- Quelles données
- Adresse IP, navigateur, dates et heures de connexion, actions effectuées sur les dossiers (consultation, modification), sans leur contenu.
- Base légale
- Obligation de sécurité (art. 32 du RGPD) et exigences de l’hébergement de données de santé (art. 6.1.c) ; intérêt légitime (art. 6.1.f).
- Combien de temps
- Historique des connexions (adresse IP, navigateur) : 1 an, puis suppression.
Traces des consultations et modifications de données de santé : 3 ans, puis suppression.
Les données de vos patients
Pour les dossiers, notes, documents, résultats, rendez-vous et factures de vos patients, nous agissons uniquement sur vos instructions, que constitue votre contrat.
- Elles sont hébergées en France, chez un hébergeur certifié pour les données de santé (HDS).
- Personne chez mentalsense n’y accède, y compris nos psychologues superviseurs, et elles n’entrent dans aucune statistique. Seule votre demande expresse d’assistance, ou une obligation légale, peut justifier un accès technique, limité au strict nécessaire et enregistré.
- Chaque consultation ou modification d’un dossier est enregistrée, pour la sécurité et la traçabilité exigées par l’hébergement de données de santé.
- Vous pouvez exporter à tout moment l’ensemble des données de vos patients. Après la fin de l’abonnement, elles restent exportables et consultables en lecture seule pendant un an, puis sont supprimées ; nous vous prévenons 30 jours avant.
- Nous vous aidons à répondre aux demandes de vos patients (accès, rectification, effacement) et vous prévenons de toute violation de données dans les 48 heures.
Nos sous-traitants pour ces données :
| Pour quoi faire | Prestataire |
|---|---|
| Hébergement | Scaleway (France, certifié pour l’hébergement de données de santé). |
| E-mails de service aux patients (invitations, rappels de rendez-vous, sans contenu clinique) | Twilio SendGrid (États-Unis, clauses contractuelles types). |
| Option IA de mentalsense Live : transcription et synthèse des séances | Mistral AI (Union européenne). |
Nous vous informons de tout ajout ou remplacement au moins 30 jours à l’avance ; vous pouvez vous y opposer dans les conditions du contrat.
Qui reçoit vos données
Au sein de mentalsense, seules les personnes qui en ont besoin pour leur mission (assistance, facturation, sécurité) accèdent à vos données de professionnel, selon leur rôle.
Hébergement : Scaleway SAS, 8 rue de la Ville l'Évêque, 75008 Paris, France. Hébergeur certifié pour les données de santé (certification HDS, article L.1111-8 du code de la santé publique).
Nous faisons aussi appel aux services suivants, liés par contrat et qui n’utilisent vos données que pour nous rendre ce service :
| Service | Pour quoi faire | Données concernées | Lieu |
|---|---|---|---|
| Stripe | Paiement en ligne des formations, abonnements et prestations (carte bancaire, Apple Pay, Google Pay), paiements en plusieurs fois, remboursements. | Nom, adresse e-mail et de facturation, montant et objet du paiement (sans aucune information de santé), données de carte bancaire saisies directement chez Stripe (MentalSense n'y a jamais accès), adresse IP et informations de l'appareil utilisées pour prévenir la fraude. | Irlande (Stripe Payments Europe), avec des traitements aux États-Unis |
| Axonaut | Facturation et gestion commerciale. | Coordonnées des entreprises clientes, des psychologues, des stagiaires et des personnes qui paient en ligne, factures et règlements reçus. | France |
| Yousign | Signature électronique des documents qui vous sont soumis (convention ou contrat de formation, contrat d'abonnement mentalsense Pro). | Nom, adresse e-mail, document à signer, code à usage unique, date, heure et adresse IP de la signature. Aucune information de santé. | France |
| Twilio SendGrid | Envoi des e-mails (invitations, confirmations de rendez-vous, notifications). | Adresse e-mail, nom, contenu de l'e-mail (par exemple la date d'un rendez-vous ou le lien de visioconférence). | États-Unis |
| Agence du numérique en santé — Annuaire Santé | Vérification, à la souscription, que votre numéro RPPS correspond à un psychologue en exercice. | Votre numéro RPPS, seul. L’annuaire nous renvoie les informations publiques de votre fiche (nom, profession, activité). | France |
Nous ne communiquons vos données à une autorité que lorsque la loi l’impose.
Transferts hors de l’Union européenne
Les données de santé de vos patients sont hébergées en France. Certains services ci-dessus traitent des données hors de l’Union européenne :
- Stripe (Irlande (Stripe Payments Europe), avec des traitements aux États-Unis) : transfert encadré par le cadre de protection des données UE–États-Unis et les clauses contractuelles types de la Commission européenne.
- Twilio SendGrid (États-Unis) : transfert encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.
Cookies
La Solution n’utilise que des cookies nécessaires à son fonctionnement ou à vos préférences d’affichage. Aucun cookie publicitaire, aucune mesure d’audience.
| Cookie | Utilité | Durée |
|---|---|---|
| auth_token | Maintenir votre connexion sur les espaces de MentalSense (jeton signé, inaccessible aux scripts). | 24 heures |
| mfa_pending | Étape de double authentification en cours. | 15 minutes |
| ms_reauth | Confirmer votre identité avant une action sensible. | 5 minutes |
| PHPSESSID | Session technique (protection des formulaires contre la falsification, messages de confirmation). | Fermeture du navigateur |
| ms-fs | Taille de texte choisie. | 1 an |
| ms-theme2 | Thème clair ou sombre choisi. | 1 an |
Le tunnel de souscription dépose en plus un cookie « ms_souscr » (30 jours) qui retient votre souscription en cours, et le paiement se fait dans un formulaire de notre prestataire de paiement, qui dépose ses propres cookies de sécurité contre la fraude.
Votre navigateur garde aussi quelques préférences d'affichage (thème, animations, menus repliés, fenêtres déjà vues). Elles restent sur votre appareil et ne nous sont pas transmises.
Comment nous protégeons vos données
- Hébergement certifié pour les données de santé, en France.
- Connexions chiffrées (HTTPS) ; mots de passe stockés sous forme chiffrée irréversible.
- Double authentification obligatoire pour tous les psychologues.
- Cloison stricte entre les cabinets : les données d’un cabinet ne sont visibles que de ses psychologues.
- Journal des accès aux données de santé, protégé contre la modification.
- Sauvegardes chiffrées, restauration testée régulièrement.
Vos droits
Sur vos données de professionnel, vous pouvez à tout moment :
- y accéder et en obtenir une copie ;
- les faire rectifier (la plupart se modifient directement dans votre espace) ;
- demander leur effacement, dans la limite des obligations légales (factures, preuve du contrat) ;
- demander la limitation de leur traitement ou vous opposer à celui qui repose sur l’intérêt légitime ;
- récupérer les données que vous nous avez fournies dans un format réutilisable ;
- définir des directives sur le sort de vos données après votre décès.
Écrivez à dpo@mentalsense.fr ou par courrier à MY FAMILY UP, 19 chemin du Parc des Boulbènes, 31620 Castelnau-d'Estrétefonds, France. Nous répondons sous un mois (trois mois pour une demande complexe, en vous prévenant).
Les demandes de vos patients sur leurs propres données vous sont adressées, en tant que responsable de traitement ; nous vous aidons à y répondre.
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir la CNIL : https://www.cnil.fr, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07.
En cas d’incident
Si un incident de sécurité touche vos données, nous prévenons la CNIL dans les 72 heures et, si le risque est élevé, nous vous informons directement. S’il touche les données de vos patients, nous vous prévenons dans les 48 heures, pour que vous puissiez remplir vos propres obligations.
Mises à jour de cette politique
Cette politique évolue avec la Solution. En cas de changement important, vous en êtes informé par e-mail. Dernière mise à jour : 27 septembre 2026.