Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 16 septembre 2026

Qui est responsable de vos données

MY FAMILY UP (Société par actions simplifiée (SAS)), qui exploite la marque MentalSense, 19 chemin du Parc des Boulbènes, 31620 Castelnau-d'Estrétefonds, France, est responsable des traitements décrits ici.

Si l'accès vous est offert par votre employeur, celui-ci décide seulement de mettre le service à votre disposition et de désigner les bénéficiaires (par exemple en distribuant des codes d'activation). Il n'a accès à aucune de vos réponses, à aucun résultat ni au contenu de votre suivi.

Si votre psychologue exerce pour une structure partenaire, cette structure est responsable de votre dossier de suivi ; MentalSense l'héberge et le sécurise pour son compte, et vous pouvez exercer vos droits auprès de l'une ou de l'autre.

Délégué à la protection des données

Pour toute question sur vos données ou pour exercer vos droits : dpo@mentalsense.fr.

Ce que nous faisons de vos données

Nous ne collectons que ce qui sert chacun de ces usages. Nous ne vendons ni ne louons vos données, et nous ne les utilisons pas à des fins publicitaires.

Votre compte et la connexion

Pourquoi: Créer votre compte, vous connecter (mot de passe, double authentification, clé d'accès, connexion Google, Microsoft ou via votre entreprise) et sécuriser vos sessions sur le web et les applications mobiles.
Quelles données: Nom, prénom, adresse e-mail, mot de passe (stocké sous forme chiffrée irréversible), société de rattachement, rôles, facteurs de double authentification, historique des connexions (date, adresse IP, navigateur).
Base légale: Exécution du contrat ; intérêt légitime à sécuriser les accès.
Combien de temps: Données de votre espace personnel, après suppression de votre compte : dès la suppression définitive du compte, puis pseudonymisation.
Données de votre espace personnel, si vous n'utilisez plus le service : 2 ans sans connexion, puis pseudonymisation.
Historique des connexions (adresse IP, navigateur) : 1 an, puis suppression.

Accès fourni par votre entreprise

Pourquoi: Rattacher votre compte à la société qui vous donne accès au service, gérer les codes d'activation, les invitations et les droits d'accès aux différents espaces.
Quelles données: Identité, adresse e-mail, société, code d'activation utilisé, rôles attribués.
Base légale: Exécution du contrat conclu avec votre entreprise ; intérêt légitime.
Combien de temps: Données de votre espace personnel, après suppression de votre compte : dès la suppression définitive du compte, puis pseudonymisation.

Votre espace personnel

Pourquoi: Vous proposer un espace de prévention en santé mentale : journal émotionnel, questionnaires et tests, parcours guidés (dont parentalité et aidance), exercices, ressources, et partager, si vous le décidez, certains éléments avec votre psychologue.
Quelles données: Réponses aux questionnaires et scores, notes du journal, progression dans les parcours, consentements. Pour les parcours famille et aidance : les informations que vous donnez sur vos proches (prénom, lien, âge ou date de naissance, situation).
Base légale: Exécution du contrat ; pour les données de santé, votre consentement explicite, recueilli et daté.
Combien de temps: Données de votre espace personnel, après suppression de votre compte : dès la suppression définitive du compte, puis pseudonymisation.
Données de votre espace personnel, si vous n'utilisez plus le service : 2 ans sans connexion, puis pseudonymisation.
Preuves de vos consentements, après suppression de votre compte : 5 ans après la suppression du compte, puis suppression.

Votre suivi avec un psychologue

Pourquoi: Permettre à votre psychologue de tenir votre dossier de suivi : entretien initial, notes de séance, plan d'accompagnement, tests, messagerie et documents échangés, rendez-vous et visioconférence, avis de fin de suivi.
Quelles données: Données de santé et de vie personnelle recueillies pendant le suivi, messages et documents, rendez-vous.
Base légale: Exécution du contrat ; pour les données de santé, prise en charge par un professionnel soumis au secret professionnel, et votre consentement explicite pour le partage des éléments de votre espace personnel.
Combien de temps: Dossier de suivi psychologique : 20 ans après le dernier contact, puis anonymisation.
Traces des consultations et modifications de données de santé : 3 ans, puis suppression.

Supervision des psychologues

Pourquoi: Permettre à un psychologue d'échanger avec son psychologue référent sur sa pratique. Une situation peut y être évoquée, entre professionnels tenus au secret.
Quelles données: Messages et documents échangés entre psychologues.
Base légale: Intérêt légitime : qualité de la prise en charge.
Combien de temps: Pendant la collaboration du psychologue avec MentalSense.

Demandes de rendez-vous

Pourquoi: Recevoir votre demande de prise en charge (déposée par vous ou, à votre demande, par votre entreprise), la confier à un psychologue et vous recontacter.
Quelles données: Identité, coordonnées, description de votre situation, disponibilités.
Base légale: Mesures précontractuelles à votre demande ; pour la description de votre situation, votre consentement explicite.
Combien de temps: Demandes de rendez-vous sans suite : 1 an, puis anonymisation.

Qualité et sécurité des parcours

Pourquoi: Vous proposer une évaluation en fin de parcours, vous relancer, et prévenir le psychologue référent quand un suivi reste sans nouvelles ou que des demandes se répètent.
Quelles données: Évaluations de fin de parcours, dates d'activité, alertes.
Base légale: Intérêt légitime : sécurité et qualité de l'accompagnement ; consentement pour les évaluations que vous remplissez.
Combien de temps: Données de votre espace personnel, après suppression de votre compte : dès la suppression définitive du compte, puis pseudonymisation.
Données de votre espace personnel, si vous n'utilisez plus le service : 2 ans sans connexion, puis pseudonymisation.

Facturation

Pourquoi: Établir les relevés de séances facturés aux entreprises, rémunérer les psychologues et tenir la comptabilité.
Quelles données: Séances réalisées (date, psychologue, montant), coordonnées de facturation.
Base légale: Obligation légale comptable ; exécution du contrat.
Combien de temps: Pièces de facturation : 10 ans, puis suppression.

Facturation de votre cabinet

Pourquoi: Si vous êtes suivi par un cabinet qui utilise MentalSense pour sa facturation : établir vos notes d'honoraires, suivre leur règlement et les transmettre à son comptable. Le cabinet en est responsable ; MentalSense les tient pour son compte.
Quelles données: Nom, adresse, dates et montants des séances facturées. Si un organisme (employeur, mutuelle…) règle vos séances : ses coordonnées et, selon ce qu'il demande, vos initiales ou votre nom, votre numéro de dossier chez lui ou votre numéro de sécurité sociale. Aucun motif de consultation ne figure sur une note d'honoraires ni sur une facture.
Base légale: Obligation légale comptable et fiscale du praticien ; exécution du contrat de soins.
Combien de temps: Pièces de facturation : 10 ans, puis suppression.

Prendre rendez-vous en ligne avec un psychologue

Pourquoi: Si vous réservez un rendez-vous depuis la page publique d'un psychologue ou d'un cabinet : vous garder le créneau choisi, vérifier votre adresse e-mail, créer votre dossier auprès du cabinet et y poser le rendez-vous, vous le confirmer et vous permettre de l'annuler. Le cabinet en est responsable ; MentalSense le tient pour son compte et n'accède pas à votre dossier. Si vous cherchez un psychologue « autour de moi », votre navigateur nous transmet votre position arrondie à environ un kilomètre, avec votre accord : elle sert uniquement à trouver la commune la plus proche et n'est pas conservée.
Quelles données: Nom, prénom, adresse e-mail, téléphone, créneau choisi ; si vous réservez pour votre enfant, son prénom et son âge ; les quelques mots que vous choisissez d'écrire, chiffrés et lus par le seul psychologue.
Base légale: Mesures précontractuelles et exécution du contrat de soins avec le cabinet.
Combien de temps: Dossier de suivi tenu par un psychologue d'une structure partenaire : 20 ans après le dernier contact, puis anonymisation.

Régler une séance en ligne à un cabinet

Pourquoi: Si le cabinet le propose, vous réglez votre séance en réservant, ou vous enregistrez votre carte pour un débit après la séance ; vous êtes remboursé selon les règles d'annulation affichées avant de payer. Le paiement va directement au cabinet, par Stripe, établissement de paiement ; MentalSense prélève une commission au cabinet. Si vous êtes responsable d'un cabinet et ouvrez son compte de paiement : vos informations d'identité, l'IBAN et les pièces justificatives sont transmis à Stripe, qui les vérifie ; MentalSense ne garde que l'état du compte et les 4 derniers chiffres de l'IBAN.
Quelles données: Montant, date du rendez-vous, nom du cabinet, adresse e-mail pour le reçu ; pour le responsable d'un cabinet : identité, date de naissance, adresse, téléphone, SIREN, IBAN et pièces justificatives (transmis à Stripe). Vos données de carte sont saisies directement chez Stripe : MentalSense n'y a jamais accès. Aucune information de santé n'est transmise.
Base légale: Exécution du contrat de soins avec le cabinet et du contrat mentalsense Pro ; obligations légales de l'établissement de paiement (vérification d'identité, lutte contre la fraude et le blanchiment).
Combien de temps: Pièces de facturation : 10 ans, puis suppression.

Paiements en ligne

Pourquoi: Encaisser en ligne les formations, abonnements et prestations, gérer vos abonnements et échéances, et vous remettre la facture une fois le paiement confirmé.
Quelles données: Nom ou raison sociale, adresse e-mail et de facturation, montants, historique des paiements et factures. Vos données de carte ou de compte bancaire sont saisies directement chez notre prestataire de paiement : MentalSense n'y a jamais accès. Aucune information de santé n'est transmise.
Base légale: Exécution du contrat ; obligation légale comptable.
Combien de temps: Pièces de facturation : 10 ans, puis suppression.

Statistiques pour votre entreprise

Pourquoi: Donner à votre entreprise des indicateurs d'ensemble (utilisation du service, tendances de bien-être) pour orienter sa politique de prévention.
Quelles données: Données de l'espace personnel pseudonymisées puis agrégées. Votre entreprise ne voit jamais de résultat individuel ; un indicateur n'est pas affiché quand le groupe concerné compte trop peu de personnes.
Base légale: Intérêt légitime de votre entreprise et de MentalSense.
Combien de temps: Statistiques pseudonymisées : sans limite de durée, aucune donnée ne permettant de vous réidentifier.

Formations (Académie)

Pourquoi: Organiser les formations professionnelles : inscriptions, sessions, progression, attestations et conventions.
Quelles données: Identité, coordonnées professionnelles, société, présence et progression.
Base légale: Exécution du contrat ; obligations légales de la formation professionnelle.
Combien de temps: Pendant la formation, puis le temps des obligations légales de la formation professionnelle.

Rédaction des contenus

Pourquoi: Publier les contenus (tests, ressources, formations) en gardant l'historique des modifications et de leurs auteurs.
Quelles données: Nom et compte des personnes qui rédigent, historique des modifications.
Base légale: Intérêt légitime.
Combien de temps: Pendant la collaboration de la personne avec MentalSense.

Accès des partenaires aux contenus

Pourquoi: Donner accès à nos contenus à des partenaires, avec des clés d'accès et un journal des appels.
Quelles données: Coordonnées des contacts techniques, journal des appels.
Base légale: Exécution du contrat avec le partenaire.
Combien de temps: Historique des connexions (adresse IP, navigateur) : 1 an, puis suppression.

Traçabilité des accès à vos données

Pourquoi: Enregistrer qui consulte ou modifie des données de santé, quand, et pour quel motif lorsqu'un accès est exceptionnel ; détecter les accès anormaux et prouver que ce journal n'a pas été altéré.
Quelles données: Identité de la personne qui accède, date, action, dossier concerné, adresse IP ; copie chiffrée d'un contenu avant et après modification.
Base légale: Obligation légale de sécurité (article 32 du RGPD) et exigences de l'hébergement des données de santé.
Combien de temps: Traces des consultations et modifications de données de santé : 3 ans, puis suppression.
Historique des connexions (adresse IP, navigateur) : 1 an, puis suppression.
Copies chiffrées d'un contenu avant et après modification : 1 an, puis suppression.

Exercice de vos droits

Pourquoi: Traiter vos demandes (accès, effacement…) et conserver la preuve de leur traitement et des suppressions effectuées.
Quelles données: Votre demande, nos échanges, la réponse apportée.
Base légale: Obligation légale.
Combien de temps: Le temps de traiter la demande, puis le délai de prescription applicable.

Vos données de santé

Vos réponses aux questionnaires, votre journal, votre dossier de suivi et vos échanges avec votre psychologue sont des données de santé. Nous ne les traitons qu'avec votre consentement explicite ou dans le cadre de votre prise en charge par un psychologue soumis au secret professionnel.

Elles sont hébergées chez un hébergeur certifié pour les données de santé (HDS).
Seul votre psychologue accède à votre dossier de suivi. Un psychologue référent peut y accéder pour assurer la continuité ou la sécurité de votre accompagnement : il doit alors indiquer un motif, et cet accès est enregistré et contrôlé.
Ce que vous faites dans votre espace personnel n'est visible par votre psychologue que si vous choisissez de le partager.
Votre employeur n'y a jamais accès.
Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sans effet sur ce qui a été fait avant.

Qui reçoit vos données

Au sein de MentalSense, seules les personnes qui en ont besoin pour leur mission accèdent à vos données, selon leur rôle. Chaque accès à une donnée de santé est enregistré.

Hébergement : Scaleway SAS, 8 rue de la Ville l'Évêque, 75008 Paris, France. Hébergeur certifié pour les données de santé (certification HDS, article L.1111-8 du code de la santé publique).

Nous faisons aussi appel aux services suivants, liés par contrat et qui n'utilisent vos données que pour nous rendre ce service :

Service	Pour quoi faire	Données concernées	Lieu
Twilio SendGrid	Envoi des e-mails (invitations, confirmations de rendez-vous, notifications).	Adresse e-mail, nom, contenu de l'e-mail (par exemple la date d'un rendez-vous ou le lien de visioconférence).	États-Unis
Mistral AI	Analyse automatique de texte : classer les thèmes à partir de ce que vous écrivez dans votre espace personnel, et préparer pour votre psychologue une synthèse de l'entourage que vous avez décrit.	Texte que vous saisissez, prénom, âge et genre des proches déclarés.	Union européenne
Mistral AI	Transcription des séances de téléconsultation : transformer en texte le son d'une séance, quand vous avez accepté qu'elle soit enregistrée. Sans votre accord, aucun son n'est envoyé. Le même prestataire aide ensuite votre psychologue à mettre en forme ses notes : à sa demande, un passage de son dossier lui est renvoyé rédigé en texte suivi. Il reste seul à décider de ce qu'il garde.	Le son de la séance, c'est-à-dire ce que vous et votre psychologue dites, et — lorsqu'il demande cette mise en forme — le passage de ses notes concerné. Aucun nom ni identifiant n'est transmis avec.	Union européenne
LABCOM SYNTIA — IRIT, Toulouse	Recherche publique sur la santé mentale (technologies Metapsy). Uniquement si vous l'avez accepté par une question séparée, en plus de l'enregistrement : de courts extraits de votre voix, de quelques secondes, peuvent être transmis à ce laboratoire. Vous pouvez revenir sur votre accord à tout moment depuis votre espace, et tout est alors supprimé.	De courts extraits audio de votre voix, accompagnés d'un code, de votre âge et de votre genre. Jamais votre nom, vos coordonnées, le nom de votre psychologue ni le contenu de votre dossier. La voix de votre psychologue n'est pas transmise.	France
ParentUp, service de MY FAMILY UP	Parcours parentalité. Ce service est édité par la même société que MentalSense : il ne s'agit pas d'un tiers.	Composition du foyer, prénom et date de naissance des enfants, événements familiaux déclarés, réponses aux questionnaires.	France
Mon repère aidant, service de MY FAMILY UP	Parcours aidance. Service édité par la même société que MentalSense.	Prénom, date de naissance et genre de l'aidant et de la personne aidée, situation de santé de la personne aidée, résultats des questionnaires.	France
Axonaut	Facturation et gestion commerciale.	Coordonnées des entreprises clientes, des psychologues, des stagiaires et des personnes qui paient en ligne, factures et règlements reçus.	France
Stripe	Paiement en ligne des formations, abonnements et prestations (carte bancaire, Apple Pay, Google Pay), paiements en plusieurs fois, remboursements.	Nom, adresse e-mail et de facturation, montant et objet du paiement (sans aucune information de santé), données de carte bancaire saisies directement chez Stripe (MentalSense n'y a jamais accès), adresse IP et informations de l'appareil utilisées pour prévenir la fraude.	Irlande (Stripe Payments Europe), avec des traitements aux États-Unis
Apple (Apple Push Notification service)	Notifications sur les applications iPhone et iPad.	Identifiant technique de l'appareil, texte de la notification, qui ne contient aucune information de santé.	États-Unis
Google (Firebase Cloud Messaging)	Notifications sur les applications Android.	Identifiant technique de l'appareil, texte de la notification, qui ne contient aucune information de santé.	États-Unis
Google	Connexion avec votre compte Google, uniquement si vous la choisissez.	Adresse e-mail, nom, identifiant Google.	États-Unis
Microsoft	Connexion avec votre compte Microsoft, uniquement si vous la choisissez.	Adresse e-mail, nom, identifiant Microsoft.	Union européenne ou États-Unis selon le compte
Le service de connexion de votre entreprise	Connexion avec vos identifiants professionnels, lorsque votre entreprise l'a mise en place.	Adresse e-mail, nom, identifiant fourni par votre entreprise. Votre entreprise n'apprend rien de votre usage du service.	Choisi par votre entreprise
Yousign	Signature électronique des documents qui vous sont soumis (convention ou contrat de formation, contrat d'abonnement mentalsense Pro).	Nom, adresse e-mail, document à signer, code à usage unique, date, heure et adresse IP de la signature. Aucune information de santé.	France
YouTube, Vimeo	Lecture des vidéos intégrées aux contenus et aux formations.	Adresse IP et informations de navigation, lorsque vous lisez une vidéo. Ces plateformes peuvent alors déposer leurs propres traceurs.	États-Unis

Nous ne communiquons vos données à une autorité que lorsque la loi l'impose.

Transferts hors de l'Union européenne

Vos données de santé sont hébergées en France. Certains services ci-dessus traitent des données hors de l'Union européenne :

Twilio SendGrid (États-Unis) : transfert encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.
Stripe (Irlande (Stripe Payments Europe), avec des traitements aux États-Unis) : transfert encadré par le cadre de protection des données UE–États-Unis et les clauses contractuelles types de la Commission européenne.
Apple (Apple Push Notification service) (États-Unis) : transfert encadré par le cadre de protection des données UE–États-Unis et les clauses contractuelles types.
Google (Firebase Cloud Messaging) (États-Unis) : transfert encadré par le cadre de protection des données UE–États-Unis et les clauses contractuelles types.
Google (États-Unis) : transfert encadré par le cadre de protection des données UE–États-Unis.
Microsoft (Union européenne ou États-Unis selon le compte) : transfert éventuel encadré par le cadre de protection des données UE–États-Unis.
YouTube, Vimeo (États-Unis) : transfert encadré par le cadre de protection des données UE–États-Unis.

Combien de temps nous gardons vos données

À l'issue de ces durées, les données sont supprimées, anonymisées (plus aucun lien possible avec vous) ou pseudonymisées : votre nom et votre compte en sont détachés et la clé qui permettrait de refaire le lien est détruite ; elles ne servent plus qu'à des statistiques d'ensemble.

Données	Durée
Données de votre espace personnel, après suppression de votre compte	Dès la suppression définitive du compte, puis pseudonymisation.
Données de votre espace personnel, si vous n'utilisez plus le service	2 ans sans connexion, puis pseudonymisation.
Dossier de suivi psychologique	20 ans après le dernier contact, puis anonymisation.
Dossier de suivi tenu par un psychologue d'une structure partenaire	20 ans après le dernier contact, puis anonymisation.
Preuves de vos consentements, après suppression de votre compte	5 ans après la suppression du compte, puis suppression.
Demandes de rendez-vous sans suite	1 an, puis anonymisation.
Historique des connexions (adresse IP, navigateur)	1 an, puis suppression.
Traces des consultations et modifications de données de santé	3 ans, puis suppression.
Copies chiffrées d'un contenu avant et après modification	1 an, puis suppression.
Pièces de facturation	10 ans, puis suppression.
Statistiques pseudonymisées	Sans limite de durée, aucune donnée ne permettant de vous réidentifier.

Quand vous demandez la suppression de votre compte, vous disposez de 30 jours pour changer d'avis. Votre dossier de suivi psychologique est ensuite conservé pour la durée indiquée, comme tout dossier de soin, puis anonymisé. Une conservation plus longue n'intervient que si la loi l'impose (par exemple dans le cadre d'une procédure judiciaire).

Cookies

La plateforme n'utilise que des cookies nécessaires à son fonctionnement ou à vos préférences d'affichage. Aucun cookie publicitaire, aucune mesure d'audience : ils ne nécessitent pas votre consentement.

Cookie	Utilité	Durée
auth_token	Maintenir votre connexion sur les espaces de MentalSense (jeton signé, inaccessible aux scripts).	24 heures
mfa_pending	Étape de double authentification en cours.	15 minutes
ms_reauth	Confirmer votre identité avant une action sensible.	5 minutes
PHPSESSID	Session technique (protection des formulaires contre la falsification, messages de confirmation).	Fermeture du navigateur
ms-fs	Taille de texte choisie.	1 an
ms-theme2	Thème clair ou sombre choisi.	1 an

Votre navigateur garde aussi quelques préférences d'affichage (thème, animations, menus repliés, fenêtres déjà vues). Elles restent sur votre appareil et ne nous sont pas transmises.

Les vidéos YouTube ou Vimeo intégrées à certains contenus peuvent déposer leurs propres traceurs lorsque vous les lisez.

Comment nous protégeons vos données

Hébergement certifié pour les données de santé, en France.
Connexions chiffrées (HTTPS) ; mots de passe stockés sous forme chiffrée irréversible.
Double authentification obligatoire pour les psychologues et les équipes qui accèdent à des données sensibles.
Droits d'accès limités au rôle de chacun, séparation des données de chaque entreprise cliente.
Journal des accès aux données de santé, protégé contre la modification, contrôlé par le délégué à la protection des données.
Sauvegardes chiffrées, restauration testée régulièrement.
Suppression, anonymisation ou pseudonymisation à l'échéance des durées de conservation, avec une preuve de chaque opération.

Vos droits

Vous pouvez à tout moment :

accéder à vos données et en obtenir une copie, y compris la liste des personnes qui ont consulté votre dossier ;
les faire rectifier ;
demander leur effacement, dans la limite des durées de conservation imposées par la loi, notamment pour le dossier de soin ;
demander la limitation de leur traitement ou vous y opposer lorsqu'il repose sur l'intérêt légitime ;
récupérer les données que vous nous avez fournies dans un format réutilisable ;
retirer votre consentement ;
définir des directives sur le sort de vos données après votre décès.

Vous pouvez supprimer votre compte depuis votre espace, dans votre compte, onglet « Confidentialité ». Pour les autres demandes, écrivez à dpo@mentalsense.fr ou par courrier à MY FAMILY UP, 19 chemin du Parc des Boulbènes, 31620 Castelnau-d'Estrétefonds, France. Nous répondons sous un mois (trois mois pour une demande complexe, en vous prévenant). Nous pouvons vous demander de justifier de votre identité en cas de doute.

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir la CNIL : https://www.cnil.fr, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07.

Mineurs et proches

Le service s'adresse aux adultes. Dans les parcours famille et aidance, vous pouvez parler de vos proches, y compris d'enfants (prénom, âge ou date de naissance, situation). Ne donnez que ce qui est utile à votre parcours : ces informations suivent les mêmes règles de protection et de conservation que vos propres données.

Traitements automatisés

Certains contenus vous sont proposés automatiquement à partir de vos réponses (thèmes, parcours, ressources). Ces suggestions n'ont aucun effet juridique et ne remplacent pas l'avis d'un psychologue : aucune décision vous concernant n'est prise sur ce seul fondement.

En cas d'incident

Si un incident de sécurité touche vos données, nous prévenons la CNIL dans les 72 heures et, si le risque pour vous est élevé, nous vous informons directement.

Mises à jour de cette politique

Cette politique évolue avec le service. En cas de changement important, vous en serez informé dans votre espace ou par e-mail. Dernière mise à jour : 16 septembre 2026.